VoIP-puhelimet: pitäisikö yritykseni hankkia luuri vai softapuhelin?

Monet organisaatiot harkitsevat siirtymistä tavallisista puhelinlinjoista VoIP-puhelinliikenteeseen (Voice over IP). Jos yrityksesi on yksi näistä yrityksistä, sinun kannattaa kysyä itseltäsi useita tärkeitä kysymyksiä.

Näihin kysymyksiin kuuluvat:

- Onko VoIP-järjestelmä riittävän luotettava?
- Entä puhelimeni?
- Onko se yhteensopiva maksullisen tai maksuttoman numeroni kanssa?

Tässä artikkelissa kerromme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää siitä, mitä VoIP on, millaisia puhelintyyppejä VoIP:n kanssa voi käyttää ja miten VoIP:tä voi käyttää nykyisten puhelinnumeroiden kanssa. Kun olet lukenut artikkelin läpi, sinun pitäisi pystyä tekemään tietoon perustuva päätös siitä, sopiiko VoIP yrityksellesi vai ei.

Mitä VoIP oikeastaan on?

Aloitetaan itse termistä VoIP. Mitä se oikeastaan on, miten se toimii ja mitä hyviä ja huonoja puolia VoIP:n käytössä on?

Vuosikymmeniä puhelut on ohjattu analogisena signaalina perinteisen kuparijohtoverkon eli yleisen kytkentäisen puhelinverkon (PSTN) kautta.

VoiP sen sijaan käyttää verkkotekniikkaa, jolla puhelut lähetetään digitaalisena tietona vastaanottajalle. Vaikka VoIP:ssä voidaan käyttää monenlaisia verkkotekniikoita, useimmille yrityksille tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että ne käyttävät puheluiden soittamiseen samaa internet-yhteyttä, jota ne jo käyttävät sähköpostiin, selaamiseen ja verkkopankkitoimintaan.

VoIP muuntaa analogisen signaalin (äänesi) digitaaliseksi signaaliksi, joka sitten lähetetään pieninä datapaketteina verkon kautta. Vastaanottimen päässä nämä paketit kootaan ja muunnetaan takaisin analogiseksi signaaliksi, jotta sinut voidaan kuulla. Kun vastaanotin vastaa, sama prosessi toistetaan vastakkaiseen suuntaan.

Tästä edestakaisesta tiedonsiirrosta huolimatta viestintä VoIP:n välityksellä on yhtä sujuvaa kuin vanhanaikaisella analogisella puhelinyhteydellä, mutta sillä on yksi suuri ero: äänenlaatu voi olla paljon parempi VoIP:n avulla. Voit soittaa jollekin toiselle ihmiselle toiselle puolelle maailmaa, ja ääni tuntuu siltä kuin hän olisi kanssasi samassa huoneessa.

Jos käytät nykyistä Internet-yhteyttäsi VoIP-puhelinliikenteeseen, tarkista, että käytettävissä oleva kaistanleveys on riittävä. Useimpien nykyaikaisten laajakaistayhteyksien pitäisi tukea VoIP:tä, joten VoIP-investointi on suhteellisen pieni.
VoIP ei ole yhteensopiva tavallisen puhelimen kanssa

Koska VoIP lähettää datan verkkoyhteyden kautta, tarvitset erityisiä puhelimia, jotka yhdistetään verkkoon.

VoIP-puhelimia on saatavana kahteen luokkaan: niin sanottuihin hardphoneihin ja softphoneihin.

Näiden kahden välinen ero on sama kuin tietokoneiden laitteistojen ja ohjelmistojen välinen ero: toinen on fyysinen laite, toinen toimii tietokoneella tai matkapuhelimella.

Kullakin näistä on omat etunsa ja haittansa.
Kiintopuhelimet: edut ja haitat

Kiintopuhelimet ovat fyysisiä puhelimia, varsinaisia laitteita, jotka voit asettaa pöydällesi. Itse asiassa kiintopuhelimet näyttävät hyvin paljon tavallisilta puhelimilta, mutta niiden "konepellin alla" on VoIP-järjestelmä, joka on yhteydessä internetiin vanhan puhelinlinjan sijasta.

Kovapuhelimen etuna on, että se tuntuu tutulta; kaikki hallintalaitteet ja käyttötavat ovat samat kuin tavallisessa puhelimessa. Tärkeä ero softapuhelimiin verrattuna on se, että voit soittaa tai vastaanottaa puheluita milloin tahansa, vaikka tietokone olisi sammutettuna.

Kiintopuhelimilla on kaksi merkittävää haittaa verrattuna softapuhelimiin.

Ensimmäinen on se, että puhelimissa käytettävää ohjelmistoa, joka hoitaa digitaalisen ja verkko-osuuden, ei ole helppo päivittää esimerkiksi turvallisuuden parantamiseksi tai uusien toimintojen lisäämiseksi.

Toinen haitta pehmeisiin puhelimiin verrattuna on se, että kovalevy on kalliimpi ostaa.

Softphones: edut ja haitat

Pehmopuhelin on periaatteessa ohjelmisto, joka tekee saman kuin kovalevypuhelin, mutta joka toimii tietokoneella. Pöydälläsi olevan fyysisen puhelimen sijasta softphone on siis kuvake tietokoneellasi tai sovellus puhelimessasi.

Pehmopuhelimet ovat yleisempiä kuin luuletkaan, ja olet luultavasti käyttänyt niitä tietämättäsi. Hyvin tunnettuja esimerkkejä softphoneista ovat Skype, Viber, Google Talk ja Bria.

Yksi softapuhelimen suurimmista eduista on se, että ohjelmisto päivittyy helposti tai jopa automaattisesti, jolloin saat aina uusimmat tietoturva- ja ominaisuuspäivitykset.

Toinen haittapuoli on fyysisen käyttöliittymän puuttuminen. Joillekin ihmisille kuulokkeiden mikrofoniin puhuminen ei ole sama asia kuin puhelimen pitäminen korvalla. Vaikka markkinoille on tullut erilaisia USB-puhelinluureja, ne tuntuvat enemmän leluilta kuin vakavasti otettavilta viestintälaitteilta.

Toimiiko VoIP maksuttoman tai kansallisen puhelinnumeroni kanssa?

Lyhyt vastaus on: kyllä. Olemassa oleva puhelinnumerosi, olipa se sitten paikallinen, kansallinen tai maksuton numero, voidaan asettaa toimimaan VoIP:n kanssa. Valtakunnalliset ja maksuttomat numerot ovat virtuaalisia numeroita, jotka ohjaavat saapuvat puhelut mihin tahansa olemassa olevaan puhelinnumeroon tai jopa kokonaan digitaalisesti suoraan VoIP-tilillesi.

Myöskään puhelimen valinta - luuripuhelin, softapuhelin tai niiden yhdistelmä - ei vaikuta nykyisen maksuttoman tai kansallisen puhelimen käyttöön.

Miten se toimii?

Soittajat näppäilevät puhelinnumerosi, minkä jälkeen soittaja yhdistyy IVR-järjestelmään (Interactive Voice Response). Riippuen siitä, miten olet määrittänyt palvelunumerosi, soittajat yhdistetään jollekin työntekijöistäsi.

IVR-järjestelmä yhdistää soittajat mihin tahansa puhelintyyppiin, tekniikasta tai verkosta riippumatta.

Tämän suuri etu on se, että sinun ei tarvitse investoida uusiin laitteisiin.

CallFactoryn tarjoama virtuaalinumero on tulevaisuudenkestävä ja tarjoaa rajoittamattoman skaalautuvuuden.
Usein kysytyt kysymykset

Olemme listanneet alla muutamia usein kysyttyjä kysymyksiä, jotka auttavat sinua vastaamaan kysymyksiin, joita sinulla saattaa vielä olla VoIP:stä tai siitä, minkälainen VoIP-puhelin on paras valinta organisaatiollesi.
Voinko käyttää kiinto- ja softapuhelimia samassa kokoonpanossa?

Kyllä, se on mahdollista. Yritysrakenteestasi tai yksittäisen työntekijän mieltymyksistä riippuen voit käyttää sekä softapuhelimia että kiintopuhelimia, sillä molemmat ovat yhteensopivia minkä tahansa CallFactoryn puhelinnumeron kanssa.

Kun määrität maksuttoman tai kansallisen puhelinnumerosi IVR:ään, voit määrittää, mitkä saapuvat puhelut ohjataan mihinkin puhelimeen.
Voinko yhdistää VoIP:n tavallisiin puhelimiin tai matkapuhelimiin?

Se ei ole ongelma. Jotkin organisaatiot käyttävät matkapuhelimia hoitamaan "ylivuoto", kun niiden VoIP-puhelimet ovat varattuja. Lankapuhelimet tai matkapuhelimet ovat myös hyviä varajärjestelmiä sähkökatkosten tai verkkohäiriöiden varalta.
Pitäisikö minun ostaa uusi puhelinvaihde?

Ei, se ei ole tarpeen. Kun valitset kiintopuhelimet, kytket ne suoraan verkkoreitittimeen.

Sekä softa- että kiintopuhelimet määritetään verkkoliitännän kautta. CallFactoryn IVR hoitaa saapuvien puheluiden oikeudenmukaisen jakamisen. Tähän järjestelmään voi lisätä keskeisiä ominaisuuksia, kuten virtuaalisen vastaanottovirkailijan, joka varmistaa, että puhelut jaetaan oikeudenmukaisesti käytettävissä oleville työntekijöille.

Entä itse isännöidyt VoIP-järjestelmät?

Itsehallinnoidun järjestelmän käyttö tarkoittaa, että yritys investoi ja omistaa oman PBX-laitteistonsa (Private Branch eXchange). Itse isännöity järjestelmä on oikeastaan yrityksen oma sisäinen puhelinjärjestelmä.

Yritykset valitsevat tämän vaihtoehdon, koska ne odottavat voivansa valvoa vaihtopalvelunsa suorituskykyä paremmin. Tämä edellyttää kuitenkin huomattavia investointeja, ei pelkästään laitteistoon ja sen ylläpitoon. Nämä yritykset huomaavat usein tarvitsevansa hyvin koulutettua henkilöstöä käyttämään ja ylläpitämään PBX-laitteistoa.

CallFactory tarjoaa isännöidyn IVR-järjestelmän, joka antaa sinulle täydellisen määräysvallan puhelinnumerosi konfigurointiin. Se tarkoittaa myös, ettei sinun tarvitse huolehtia suurista investoinneista ja laitteiden ylläpidosta, jolloin sinulla on enemmän aikaa ja resursseja keskittyä organisaatiollesi tärkeisiin asioihin.
Emmekö voi vain käyttää matkapuhelimiamme?

Varmasti voit. Etenkin, kun yhdistät tämän softphone-ratkaisuun, jossa jokainen työntekijä käyttää älypuhelinta ja asentaa softphone-sovelluksen, joka jakaa puhelut keskitetysti. Tässä tapauksessa työntekijät soittaisivat ja vastaanottaisivat puheluita softphone-sovelluksen kautta.

Vaihtoehtoisesti jotkin suuret yritykset tai organisaatiot rekisteröivät numerolohkon ja antavat sitten jokaiselle matkapuhelimelle erillisen puhelinnumeron (tai liittymän). Tällöin saapuvat puhelut ohjataan työntekijöiden matkapuhelimiin. Tämä on hyvä järjestely silloin, kun työntekijöiden tarvitsee vain vastaanottaa puheluita.

Mitä ominaisuuksia voin käyttää VoIP-ratkaisuni kanssa?

Tämä riippuu käyttämästäsi IVR- tai PBX-laitteesta.

Jos olet rekisteröinyt maksuttoman tai paikallisen puhelinnumerosi CallFactoryyn (tai siirtänyt sen sinne), saat täyden käyttöoikeuden pilvi-IVR:n tarjoamiin lisäominaisuuksiin. Tässä on joitakin näistä ilmaisista lisäpalveluista, jotka sisältyvät kuhunkin pakettiin:

- Soita suodatin
- Puhelujen jonotus
- Puhelujen tallennus
- Suora edelleenlähetys
- Fax2mail
- Hallitse soittonumeroita
- Mobiilisovellukset
- SMS-järjestäjä
- Tilastot
- Tilastot sähköpostiraportit
- VIP-reititys
- Virtuaalinen vastaanottovirkailija
- Voice2email
- Kuiskaus

Miten siirrän puhelinnumeroni CallFactoryyn?

Jos sinulla on jo palvelunumero, voit helposti siirtää sen CallFactoryyn ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Jos sinulla ei vielä ole maksutonta tai lisämaksullista puhelinnumeroa, tutustu saatavilla oleviin maksuttomiin tai kansallisiin puhelinnumeroihin.

Jos haluat paikallisia numeroita missä tahansa maassa, ota yhteyttä asiakaspalveluumme.

Huomaa, että numerot jaetaan saapumisjärjestyksessä.
Onko kysyttävää?

Jos sinulla on tämän artikkelin lukemisen jälkeen vielä kysyttävää VoIP:stä, softa- tai kiintopuhelimien käytöstä tai maksuttomista, kansallisista ja paikallisista puhelinnumeroista, ota meihin yhteyttä.